现场服务保障中的一个重要方面就是应急保障，要提前预估可能发生的异常情况并做好准备，防止出现如电脑播放不正常、麦不响、照明不亮等情况。
五、会中管控：如何紧抓重点确保会议有序推进
在一切准备就绪之后，将迎来会议的召开。会议现场管控的重点就是让会议按照预定的方案和程序执行，如出现意外情况，也能按照应急预案或是临场应对让会议走上正轨。行政管理者可以从会议开场管控、会议过程管控和会议时长管控几个方面来重点把控。
会议开场首先从迎宾和签到开始。如果会议有上级领导或外部嘉宾参加，就需要有清晰的指引，如车牌识别通行、路线指引、停车指引、前往会场指引等，确保其能顺畅到达会场。并且需要和相关人员（如领导的秘书、外部嘉宾对接人等）密切联系，及时掌握上级领导和嘉宾的行踪，并提醒领导及时迎接。
会议签到，在传统纸质表单签到的基础上，可进一步考虑扫码签到、人脸识别签到等信息化形式，提高签到效率，避免一堆人拥堵在会场门口等待纸质签到，进而影响入场和会议开始。
会议过程管控，主要关注会议秩序管控、会议材料的播放管控和特殊环节管控几个方面。
为了维持良好的会议秩序，需要行政人员在发布会议通知时和会议开场前提醒大家关于会议的注意事项，如手机要处于关机或是静音状态、不要随意走动、不要交头接耳、不要从事和会议无关的事情等。